Condiciones de Servicio

Anexo I. Contrato de encargo del tratamiento de datos personales

Versión de 27 de septiembre de 2026. Para guardarlo, use la opción de imprimir del navegador (Imprimir → Guardar como PDF).

1. Partes y objeto

El presente anexo forma parte de las Condiciones del servicio de SaluFile y regula, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), el tratamiento de datos personales que NG Servicios Médicos S.L. (CIF B53855409, Calle Beethoven 20, 03203 Elche, Alicante), en adelante «el Encargado», realiza por cuenta del cliente que contrata o utiliza SaluFile (el profesional sanitario, clínica o centro identificado en el alta), en adelante «el Responsable». El Encargado presta al Responsable un servicio de historia clínica electrónica, agenda, comunicación con pacientes, prescripción, informes y funciones asociadas, alojado en la nube, y para ello trata datos personales por cuenta del Responsable. Este anexo se acepta con las Condiciones del servicio; en el alta desde la web de SaluFile, la aceptación queda registrada con fecha y versión.

2. Duración

El presente contrato tiene la misma duración que la relación de servicio (periodo de prueba y, en su caso, suscripción), y las obligaciones de confidencialidad, devolución y supresión subsisten hasta su completo cumplimiento tras la finalización del servicio.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Recogida, registro, estructuración, conservación, consulta, comunicación por transmisión al propio Responsable y a las personas que este autorice, cifrado, generación de documentos e informes, transcripción y resúmenes asistidos por inteligencia artificial cuando el Responsable active esas funciones, envío de comunicaciones a pacientes a instancia del Responsable, y supresión. La finalidad exclusiva es la prestación del servicio SaluFile al Responsable para la gestión de su actividad asistencial. El Encargado no trata los datos para fines propios ni los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Categorías de interesados y de datos

Interesados: pacientes del Responsable, sus representantes legales y, en su caso, familiares o contactos designados; profesionales y personal del Responsable; usuarios de SaluFile.

Datos: identificativos y de contacto (nombre, apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, teléfono, correo electrónico, idioma), datos de aseguramiento y facturación, datos de agenda y comunicaciones, y datos relativos a la salud (historia clínica, antecedentes, diagnósticos, tratamientos, prescripciones, informes, imágenes y documentos clínicos, resultados analíticos, consentimientos informados, cuestionarios y transcripciones de consultas), que constituyen categorías especiales de datos del artículo 9 RGPD, tratadas al amparo del artículo 9.2.h) RGPD y del artículo 9.2 LOPDGDD bajo la responsabilidad del Responsable.

5. Obligaciones del Encargado

El Encargado se obliga a:

1. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, que se entienden contenidas en las Condiciones del servicio, en este anexo y en la configuración y uso que el Responsable haga de SaluFile. Si el Encargado considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, informará inmediatamente al Responsable.
2. No utilizar los datos para fines distintos de la prestación del servicio, ni comunicarlos a terceros salvo a los subencargados autorizados en la cláusula 7, por obligación legal o por instrucción del Responsable (por ejemplo, el envío de comunicaciones, informes o recetas a pacientes, farmacias, laboratorios o centros que el Responsable ordene desde SaluFile).
3. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad, de forma expresa y por escrito, y han recibido la formación necesaria en protección de datos.
4. Llevar un registro de las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, conforme al artículo 30.2 RGPD.
5. Aplicar las medidas técnicas y organizativas de seguridad descritas en la cláusula 8, adecuadas al riesgo que comporta el tratamiento de datos de salud.
6. Asistir al Responsable, mediante las funciones de SaluFile y, cuando no sea posible, mediante los medios que este le facilite, para que pueda cumplir su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de los interesados. Si un interesado se dirige directamente al Encargado, este lo comunicará al Responsable sin dilación y, en todo caso, en el plazo de dos días hábiles.
7. Notificar al Responsable, sin dilación indebida y a más tardar en las cuarenta y ocho horas siguientes a tener constancia de ella, cualquier violación de la seguridad de los datos personales, facilitando la información disponible sobre su naturaleza, categorías y número aproximado de interesados y de registros afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas, para que el Responsable pueda cumplir, en su caso, con la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de setenta y dos horas y con la comunicación a los interesados.
8. Asistir al Responsable en la realización de evaluaciones de impacto y de consultas previas a la autoridad de control, en lo que se refiera al servicio prestado.
9. Poner a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones y permitir y contribuir a la realización de auditorías o inspecciones por el Responsable o por un auditor autorizado por este, con un preaviso razonable, sin perjudicar la seguridad y la confidencialidad de los datos de otros responsables alojados en el mismo servicio.
10. Tratar y alojar los datos en centros de datos situados en el Espacio Económico Europeo, y no realizar transferencias internacionales de datos salvo las previstas en la cláusula 7 con las garantías del capítulo V del RGPD.
11. No conservar los datos una vez finalizado el servicio, en los términos de la cláusula 9.

6. Obligaciones del Responsable

Corresponde al Responsable:

1. Disponer de base jurídica para el tratamiento y, en particular, para el tratamiento de datos de salud, en el marco de su actividad asistencial y de la Ley 41/2002, de autonomía del paciente, y de la normativa autonómica aplicable.
2. Informar a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 RGPD.
3. Realizar, cuando proceda, la evaluación de impacto y las consultas previas.
4. Velar por el cumplimiento de la normativa por parte del propio Responsable, de su personal y de los usuarios a los que dé acceso a SaluFile, gestionando con diligencia las credenciales y los roles de acceso.
5. Atender los derechos de los interesados.
6. Cumplir sus obligaciones de conservación de la documentación clínica, teniendo en cuenta lo previsto en la cláusula 9 para el fin del servicio.
7. Decidir sobre la activación de funciones opcionales (comunicaciones a pacientes, funciones asistidas por inteligencia artificial, receta electrónica, envío de SMS) y sobre las comunicaciones que ordene desde SaluFile, asumiendo la responsabilidad de esas instrucciones.

7. Subencargados

El Responsable autoriza con carácter general al Encargado a recurrir a los siguientes subencargados, necesarios para la prestación del servicio, con los que el Encargado mantiene contratos que imponen obligaciones equivalentes a las de este anexo:

• Google Cloud EMEA Limited (plataforma Firebase y Google Cloud: base de datos, almacenamiento de ficheros, funciones en la nube, autenticación, inteligencia artificial Vertex AI y síntesis de voz), con los datos alojados y procesados en regiones de la Unión Europea (región europe-west1 y multirregiones eur3 y eu). Las notificaciones push a los dispositivos de los usuarios del Responsable se entregan mediante Firebase Cloud Messaging, que funciona sobre la infraestructura global de Google; las transferencias que ello pueda implicar se amparan en la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo.
• Resend (Plus Five Five, Inc.): envío de correos electrónicos transaccionales (recordatorios, informes, recetas y comunicaciones ordenadas por el Responsable). Las transferencias a Estados Unidos que este envío pueda implicar se amparan en la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo.
• EmailConnect (Unión Europea): recepción de los correos electrónicos con resultados de laboratorio dirigidos al buzón de laboratorio del Responsable en SaluFile, cuando el Responsable utiliza esa función.
• Stripe Payments Europe, Ltd.: gestión de los cobros de la suscripción del Responsable (no trata datos de pacientes).

Además, cuando el Responsable active funciones opcionales, actuarán por instrucción directa del Responsable, y no como subencargados del Encargado, los proveedores que el propio Responsable contrate o configure: el proveedor de mensajería SMS (cuenta propia del Responsable), el bot de Telegram del Responsable, la cuenta de Google Calendar que cada usuario vincule, la plataforma de receta electrónica privada (a través del Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos y su proveedor tecnológico) y los laboratorios o centros a los que el Responsable ordene enviar información.

El Encargado informará al Responsable de cualquier cambio en la lista de subencargados, publicándolo en esta página con al menos treinta días de antelación, para que el Responsable pueda oponerse; la oposición, si no puede resolverse, facultará al Responsable para resolver el servicio.

8. Medidas de seguridad

El Encargado aplica, entre otras, las siguientes medidas: cifrado de las comunicaciones (TLS) y de los datos en reposo en la infraestructura del proveedor en la nube; cifrado adicional de credenciales y secretos; aislamiento de los datos de cada Responsable mediante reglas de acceso por centro y por usuario; autenticación de usuarios con contraseña de longitud mínima, verificación de la dirección de correo en el alta y cierre automático de sesión por inactividad; control de acceso basado en roles definidos por el Responsable; registro de accesos y de acciones relevantes; almacenamiento replicado de forma redundante en varias ubicaciones de la Unión Europea por el proveedor en la nube, con copias de seguridad diarias de la base de datos (catorce días de retención) y semanales (ocho semanas) almacenadas en la Unión Europea; procedimientos de gestión y notificación de incidentes; y revisión periódica de las medidas. El Encargado podrá actualizar estas medidas siempre que no reduzcan el nivel de seguridad.

9. Fin del servicio: devolución y supresión

Al finalizar el servicio por cualquier causa, el Responsable dispondrá de treinta días para exportar sus datos mediante la función «Descargar mis datos» de SaluFile (pacientes, episodios clínicos y profesionales) o solicitar la devolución del conjunto de sus datos, incluidos los documentos e imágenes, en un formato estructurado y de uso común. Transcurrido ese plazo, el Encargado suprimirá los datos personales y las copias existentes en un plazo máximo de noventa días, salvo que una norma exija su conservación, en cuyo caso los mantendrá bloqueados y con acceso restringido exclusivamente al cumplimiento de esa obligación. La supresión se ejecuta previa confirmación expresa del Encargado y comprende los datos alojados en SaluFile y los ficheros asociados. Antes de la supresión el Encargado genera una copia íntegra y cifrada de los datos del Responsable, que conserva bloqueada, con acceso restringido y sin uso, durante cinco años, exclusivamente para atender obligaciones legales, requerimientos de autoridades y la defensa frente a posibles responsabilidades; transcurrido ese plazo se destruye. Las copias de seguridad automáticas de la plataforma se eliminan por rotación en un plazo máximo de ocho semanas desde la supresión. Los datos identificativos y de contacto gestionados en el servicio Identity, compartido por los servicios de SaluHold, se conservan mientras el Responsable o el interesado mantengan relación con alguno de esos servicios, y en otro caso se suprimen conforme a la Política de privacidad. La conservación de la historia clínica durante los plazos legales corresponde al Responsable, que deberá exportarla antes de la supresión.

10. Responsabilidad y contacto

Cada parte responde de los daños que cause por el incumplimiento de las obligaciones que le impone el RGPD y este anexo. Las comunicaciones en materia de protección de datos se dirigirán al Encargado a la dirección de correo indicada en la Política de privacidad de SaluFile (info@saluhold.com), y al Responsable a la dirección de correo del administrador del centro registrada en SaluFile.

11. Prevalencia e idioma

En caso de contradicción entre este anexo y el resto de las Condiciones del servicio en materia de protección de datos, prevalecerá este anexo. El texto en castellano es el auténtico; las traducciones se facilitan solo a efectos informativos.